Hur gör jag ansökan om utbetalning?
Grunduppgifter om utbetalningsansökan
Utbetalningsansökningarna lämnas in till behandling hos ELY-centralen via Hyrrä-webbtjänsten. För att kunna öppna samt skicka in en utbetalningsansökan i Hyrrä, krävs att stödbeslutet finns inmatat i Hyrrä. Länk till Hyrrä.
Anvisningar till att göra en elektronisk ansökan
På Landsbygdsverkets sidor finns en noggrannare anvisning om hur man tekniskt fyller i en ansökan i Hyrrä och om vad som skall läggas på vilket mellanblad. Anvisningen här.
I samma båt – samassa veneessä anställda ger även råd om hur man ska fylla i ansökan och med de behövliga bilagorna. Man kan komma och göra ansökan om utbetalning till I samma båt – samassa veneessä kontor. För detta ändamål har reserverats en kunddator samt skanner (alla bilagor till ansökan levereras i elektronisk form, som pdf-bilagor).
Projektets kostnadsmodell och dess inverkan på utbetalningsansökan
Som kostnadsmodell i projektet har man redan i ansökningsskedet valt någon av de följande modellerna:
- Baserat på förverkligade kostnader
- Flat rate 24 % / 15 %
- Engångserättning
Kostnadsmodellen som bygger på förverkligade kostnader betyder att alla kostnader i projektet tas fram genom verifikat ur bokföringen. I flat rate- modellen räknar man projektets s.k. indirekta kostnader som en procentsats utgående från projektets lönekostnader. I engångsersättningsmodellen söker man om utbetalning enbart utgående från projektets utfall/resultat. Den kostnadsmodell som passar bäst för projektet väljs alltid tillsammans med I samma båt – samassa veneessä anställda, efter en noggrannare genomgång av alternativen.
Minneslista över bilagor till ansökan om utbetalning (uppdaterad i maj 2016):
- Utdrag ur huvudboken ur bokföringen som är gjord enligt bokföringslagen
- Bokföringens nyckel eller annan bilaga där det framkommer vilka konton/summor i bokföringen som hör till vilket kostnadsslag
- Kopior på utgiftsverifikat (löner, bikostnader, resor, övriga fakturor, fördelade kostnader, m.fl.). Obs. I utgiftsverifikaten/fakturorna bör framkomma bokföringens fakturanummer
- Verifikatkopior på inkommen inkomst och finansiering
- Kopior på kontoutdrag, även för finansiering och inkomster
- Dokument över prisjämförelser och genomförda konkurrensutsättningar
- Kopior på arbetsplatsannonser och arbetsavtal
- Timbokföring med både arbetstagarens och arbetsgivarens underskrifter
- Kopior på publikationer och tidningsannonser, samt utskrifter från projektets webbsidor eller länken synlig
- En utredning över fördelade kostnader samt kopior på fördelade fakturor och deras betalningsverifikat
- Reseprogram och -rapport över utlandsresor och studieresor i hemlandet
- En utredning över grunden till mötes- och andra arvoden, samt en kopia på mötes föredragningslista och deltagarförteckning
- En utredning över vederlagsfritt arbete gjort för projektet, observera underskrifter och födelsedatum!
- I byggprojekt kopior på slutsynsprotokollen med bilagor (slutsynen!) och intyg över brandförsäkring, ifall den inte tidigare levererats.
- Deltagarföreteckningar för utbildningstillfällen samt en kopia på evenemangets program
- Utredning över namnteckningsrätt om den har ändrat, eller om den enligt stadgarna kunde ha ändrat (ex. protokollutdrag över val av ordförande el dyl.)
- Rapport över projektverksamheten för tiden den tid utbetalningsansökan berör eller slutrapport i samband med sista utbetalningsansökan.
- Projektets uppföljningsuppgifter (indikatorer) redovisas årligen senast i slutet januari eller som projektets slutliga uppgifter i samband med sista utbetalningen
- Övrig behövlig förklaring
Obs. Då flat rate- kostnadsmodellen tillämpas behöver man inte redogöra för de tabellenliga indirekta kostnaderna genom utgifts- och betalningsverifikat
I sista utbetalningsansökan ska även följande saker bifogas:
- Uppföljningsuppgifterna ska bifogas till själva projektansökan (inte till utbetalningsansökan). Landsbygdsverkets anvisning.
- Slutrapporten skrivs separat och laddas som en skild bilaga till Hyrrä. Rubrikbotten för slutrapport till allmännyttiga projekt.
Länkar till blanketter som behövs:
- Timbokföring för talkoarbete
- Blankett för timbokföring (projektets anställda). Kan även görs med egen blankett, som innehåller motsvarande uppgifter.
- Reseräkningsblankett (projektets anställda). Kan även görs med egen blankett, som innehåller motsvarande uppgifter.
